Regulamin usługi simultan.app

Regulamin świadczenia usługi automatycznego tłumaczenia symultanicznego simultan.app. Usługa jest przeznaczona wyłącznie dla przedsiębiorców. Wersja v1.0, 2026-10-14. Pytania: marcin@tlumaczeniaai.pl.

§1 Definicje

Usługodawca — Video Expert Marcin Podsiadły, z siedzibą: ul. Pochwacie 48D, 44-335 Jastrzębie-Zdrój, NIP 6332129626, adres e-mail do kontaktu: marcin@tlumaczeniaai.pl, prowadzący serwis pod adresami simultan.app (usługa) i tlumaczeniaai.pl (informacje handlowe) — dalej łącznie: Serwis.
Usługa — automatyczne tłumaczenie symultaniczne mowy z użyciem modeli sztucznej inteligencji, dostarczane w czasie rzeczywistym jako dźwięk lektora syntetycznego i/lub napisy, odbierane przez Słuchaczy w przeglądarce internetowej na własnych urządzeniach albo wyświetlane na ekranie w sali.
Klient — przedsiębiorca (osoba prawna, jednostka organizacyjna albo osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą), który zawiera z Usługodawcą umowę o świadczenie Usługi. Usługodawca nie świadczy Usługi konsumentom. Zawierając umowę, Klient oświadcza, że działa w ramach prowadzonej działalności gospodarczej lub zawodowej.
Prelegent — osoba wskazana przez Klienta (adres e-mail oraz imię i nazwisko podane przy planowaniu Eventu), która nadaje dźwięk ze sceny przez stronę nadawania i zarządza Eventem. Klient odpowiada za działania Prelegenta jak za własne.
Słuchacz — osoba odbierająca tłumaczenie przez link lub kod QR. Słuchacz nie zakłada konta, nie jest identyfikowany i nie jest stroną umowy.
Event — zaplanowane w Serwisie wydarzenie: nazwa, termin rozpoczęcia, czas trwania, języki tłumaczenia, tryb każdego języka (lektor z napisami albo same napisy) oraz zadeklarowana maksymalna liczba Słuchaczy każdego języka (tier).
Demo — Event próbny zakładany przez Usługodawcę na prośbę Klienta, z ograniczoną pulą minut, bez opłat (§3 ust. 9).
Link do nadawania — indywidualny, poufny adres z kluczem dostępu, którym Prelegent nadaje dźwięk i zarządza Eventem. Link dla Słuchaczy — publiczny adres i kod QR, pod którym odbierane jest tłumaczenie.
Okno nadawania — okres, w którym nadawanie dla Eventu jest możliwe: od 2 godzin przed planowanym rozpoczęciem do 2 godzin po planowanym zakończeniu Eventu.
Portfel — przedpłacone saldo Klienta prowadzone w jednostkach czasu (sekundach kanału językowego, prezentowanych jako minuty), z którego rozliczany jest czas aktywnego tłumaczenia.
Godzina języka — 60 minut aktywnego tłumaczenia na jeden język docelowy.

§2 Charakter Usługi — co Klient musi wiedzieć

Tłumaczenie jest w pełni automatyczne. Nie uczestniczy w nim tłumacz-człowiek. Jakość zależy od jakości dźwięku ze sceny (mikrofon, hałas sali), wyraźności i tempa mowy, terminologii oraz pary językowej. Możliwe są błędy, pominięcia i opóźnienie rzędu 1–3 sekund względem mówcy.
Usługa nie jest tłumaczeniem przysięgłym ani profesjonalnym tłumaczeniem konferencyjnym i nie powinna być jedynym źródłem informacji tam, gdzie błąd tłumaczenia może wyrządzić szkodę (np. procedury medyczne, negocjacje prawne, instrukcje bezpieczeństwa).
Głos lektora jest generowany syntetycznie. Strona odbioru informuje Słuchaczy, że tłumaczenie jest automatyczne (AI). Klient nie będzie usuwał ani zakrywał tej informacji ani przedstawiał tłumaczenia jako wykonanego przez człowieka.
Usługodawca korzysta z podwykonawców, od których dostępności zależy działanie Usługi: dostawców wiodących modeli sztucznej inteligencji (silnik podstawowy i zapasowy), dostawców infrastruktury serwerowej w Unii Europejskiej oraz operatorów telekomunikacyjnych. Zasady przetwarzania danych przez podwykonawców określa §9.
Serwis ma ograniczoną pojemność: w tym samym czasie obsługuje do 3 Eventów i łącznie do 10 języków, Event może mieć do 5 języków i trwać nie dłużej niż 14 godzin, a jeden język — do 100 Słuchaczy (większe wydarzenia wyceniane są indywidualnie). O braku pojemności w wybranym terminie Serwis informuje przy planowaniu.
Część języków dostępna jest wyłącznie w trybie napisów; aktualna lista języków i trybów jest prezentowana w formularzu planowania Eventu.

§3 Zawarcie umowy i Event

Umowa zostaje zawarta z chwilą zapisania Eventu w Serwisie (formularz „Zaplanuj event” pod adresem simultan.app/nowy) i akceptacji Regulaminu albo — w przypadku Demo lub zamówienia indywidualnego — z chwilą założenia Eventu przez Usługodawcę na podstawie zamówienia Klienta złożonego e-mailem.
Przy planowaniu Eventu Klient podaje: nazwę Eventu, nazwę firmy i NIP, adres e-mail oraz imię i nazwisko Prelegenta, termin, czas trwania, języki, tryb każdego języka i zadeklarowaną liczbę Słuchaczy, a także decyduje, czy Serwis ma zapisywać tekst tłumaczenia (§7) i czy ma być wystawiona faktura VAT (§5).
Po zapisaniu Eventu Serwis wyświetla Klientowi Link do nadawania oraz Link i kod QR dla Słuchaczy. Jeżeli wysyłka wiadomości e-mail jest aktywna, linki są przesyłane także na adres Prelegenta, a Link do nadawania jest udostępniany wyłącznie tą drogą; Event wymaga wtedy potwierdzenia przez otwarcie linku z wiadomości w ciągu 24 godzin, a Event niepotwierdzony jest usuwany i nie zajmuje pojemności Serwisu. Klient zabezpiecza Link do nadawania we własnym zakresie — jest on jedynym kluczem do Eventu.
Usługodawca może odmówić przyjęcia Eventu lub zaproponować inny termin, gdy w danym czasie wyczerpana jest pojemność Serwisu (§2 ust. 5), gdy Klient nie opłacił Usługi (§5) albo gdy Event narusza §6.
Do chwili rozpoczęcia nadawania Klient może samodzielnie, Linkiem do nadawania, zmienić termin i czas trwania Eventu (tylko przed rozpoczęciem wydarzenia), a także języki, tryb tłumaczenia i liczbę Słuchaczy (także między fragmentami wydarzenia, po zatrzymaniu nadawania). Zmiana terminu lub dodanie języków wymaga wolnej pojemności Serwisu. Link dla Słuchaczy i kod QR nie zmieniają się przy edycji.
Nadawanie jest możliwe wyłącznie w Oknie nadawania. Prelegent może przedłużyć Event o 1 godzinę (także w trakcie nadawania oraz do 1 godziny po zamknięciu Okna nadawania), wielokrotnie, do łącznego czasu 14 godzin, o ile Serwis ma wolną pojemność. Przedłużony czas rozliczany jest według §4.
Odwołanie Eventu następuje na wniosek Klienta przesłany na adres e-mail Usługodawcy. Odwołanie nie powoduje utraty salda Portfela. Czas naliczony przed odwołaniem nie podlega zwrotowi.
Usługodawca może oznaczyć Event jako odwołany lub zakończony także z własnej inicjatywy w przypadkach opisanych w §5 ust. 6 i §6 ust. 6.
Demo. Na prośbę Klienta Usługodawca może założyć Event próbny ważny 48 godzin od założenia, z pulą minut ustaloną przez Usługodawcę (standardowo 10 minut, nie więcej niż 120). Demo jest bezpłatne, nie wymaga przedpłaty, nie zajmuje pojemności przeznaczonej dla Eventów płatnych, kończy się z chwilą wyczerpania puli minut (bez okresu dodatkowego z §5 ust. 6) i nie daje podstawy do roszczeń o jakość ani dostępność. Dane Demo są usuwane 7 dni po jego zakończeniu, chyba że Klient w tym czasie doładował Portfel.

§4 Cennik i rozliczenie czasu

Ceny podane są w złotych netto za Godzinę języka i zależą od trybu (tłumaczenie z lektorem i napisami albo same napisy) oraz od tieru (zadeklarowanej maksymalnej liczby Słuchaczy danego języka). W dniu wejścia w życie Regulaminu stawki wynoszą: lektor + napisy — 250 zł (do 10 Słuchaczy), 350 zł (do 50), 450 zł (do 100); same napisy — 150 zł (do 10), 220 zł (do 50), 300 zł (do 100). Powyżej 100 Słuchaczy na język — wycena indywidualna. Aktualne stawki są prezentowane w formularzu planowania Eventu. Do cen doliczany jest podatek VAT według obowiązującej stawki.
Rozliczany jest wyłącznie czas aktywnego tłumaczenia, liczony sekundowo, osobno dla każdego języka, od chwili gdy system otrzymuje mowę do chwili, gdy przez 2 minuty nie odbiera dźwięku (wtedy sesja języka jest usypiana i nie jest naliczana). Przerwy w programie dłuższe niż 2 minuty nie są rozliczane. Czas nadawania bez mowy (np. muzyka, cisza) nie jest naliczany, dopóki sesja jest uśpiona.
Naliczanie nie zależy od liczby wypowiedzianych słów ani od liczby Słuchaczy, którzy faktycznie odbierają tłumaczenie; liczba Słuchaczy wpływa wyłącznie na stawkę (tier).
Zadeklarowana przez Klienta liczba Słuchaczy jest podstawą stawki. Klient zobowiązuje się nie udostępniać Linku dla Słuchaczy większej liczbie osób, niż wynika z wybranego tieru; w razie przekroczenia Usługodawca może rozliczyć dany język według stawki właściwego, wyższego tieru.
Za czas, w którym Usługa nie działała (brak tłumaczenia mimo poprawnego nadawania przez Prelegenta, np. awaria po stronie Usługodawcy lub jego podwykonawców), opłata nie jest pobierana: czas naliczony w oknie awarii Usługodawca zwraca do Portfela — z własnej inicjatywy po stwierdzeniu awarii w monitoringu Serwisu albo na podstawie reklamacji (§10).
Usługodawca może przyznawać Klientom dodatkowy czas (bonus) na warunkach ogłaszanych odrębnie, np. w ofercie lub na stronie Serwisu. Bonus jest widoczny w Portfelu, nie podlega wymianie na pieniądze i może zostać cofnięty w razie nadużycia.

§5 Portfel, płatności, faktury

Usługa jest przedpłacona: Klient doładowuje Portfel przed Eventem. Serwis nie obsługuje płatności elektronicznych — doładowanie odbywa się na podstawie zamówienia złożonego przez Klienta e-mailem (lub przez zapisanie Eventu), potwierdzonego przez Usługodawcę kwotą do zapłaty oraz fakturą pro forma lub fakturą zaliczkową, przelewem na rachunek bankowy wskazany w tym dokumencie.
Czas odpowiadający wpłacie Usługodawca dopisuje do Portfela po zaksięgowaniu przelewu, nie później niż w następnym dniu roboczym; saldo jest widoczne na stronie Eventu. Zaleca się dokonanie wpłaty najpóźniej 2 dni robocze przed Eventem. Wpłata jest przeliczana na czas według stawki trybu i tieru wskazanych w zamówieniu; jeżeli Klient wykorzysta czas w innym trybie lub tierze, Usługodawca rozlicza różnicę proporcjonalnie według cennika z §4 ust. 1.
Saldo Portfela nie traci ważności. Portfel jest przypisany do Klienta (NIP) i może być wykorzystany na kolejne Eventy tego samego Klienta.
Faktury VAT wystawiane są elektronicznie, w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), na dane firmy podane przy zapisie Eventu lub w zamówieniu. Klient, akceptując Regulamin, wyraża zgodę na otrzymywanie faktur w postaci elektronicznej.
Klient, którego Portfel nigdy nie został doładowany (ani przez wpłatę, ani przez przyznany bonus lub minuty próbne), nie może rozpocząć nadawania; strona nadawania informuje o tym Prelegenta wraz z adresem kontaktowym Usługodawcy.
Gdy saldo spadnie do zera w trakcie nadawania, Usługa działa jeszcze do 10 minut (okres dodatkowy), a następnie nadawanie jest wstrzymywane do czasu doładowania; po doładowaniu nadawanie można wznowić bez zakładania nowego Eventu. Czas wykorzystany w okresie dodatkowym jest rozliczany z kolejnego doładowania. Okres dodatkowy nie przysługuje w Demo.
Zwrot niewykorzystanego salda pochodzącego z wpłat Klienta następuje na jego wniosek, przelewem na rachunek, z którego dokonano wpłaty, w terminie 14 dni od wniosku, z potrąceniem czasu przyznanego jako bonus lub minuty próbne. Zwrotowi podlega kwota w złotych odpowiadająca niewykorzystanemu czasowi według stawki, po jakiej został zakupiony; zwrot dokumentowany jest fakturą korygującą.

§6 Obowiązki Klienta i Prelegenta

Zapewnienie dobrej jakości dźwięku (zalecany zestaw nagłowny lub sygnał z miksera sali; mikrofon dookólny zbiera także salę, a system tłumaczy wszystko, co brzmi jak mowa) oraz stabilnego łącza internetowego dla urządzenia nadającego. Usługodawca nie odpowiada za jakość sieci Wi-Fi lub komórkowej w miejscu Eventu ani na urządzeniach Słuchaczy.
Wykonanie próby nadawania przed Eventem (strona nadawania jest dostępna od 2 godzin przed planowanym rozpoczęciem) oraz zapewnienie Słuchaczom informacji, jak odebrać tłumaczenie (link, kod QR, słuchawki).
Posiadanie praw do treści nadawanych do tłumaczenia oraz do materiałów przekazanych Usługodawcy (§7) i zwolnienie Usługodawcy z roszczeń osób trzecich z tego tytułu.
Poinformowanie mówców i Słuchaczy — przed rozpoczęciem Eventu, np. w agendzie, regulaminie wydarzenia lub komunikacie ze sceny — że dźwięk ze sceny jest przetwarzany automatycznie przez system sztucznej inteligencji w celu tłumaczenia, w tym przesyłany do podwykonawców wskazanych w §2 ust. 4, a głos lektora jest syntetyczny. Klient jako organizator wydarzenia zapewnia podstawę prawną przetwarzania głosu mówców (§9 ust. 3).
Zachowanie poufności Linku do nadawania. Usługodawca nie odpowiada za nadawanie przez osoby, którym Klient lub Prelegent udostępnili link, a czas naliczony w wyniku takiego nadawania obciąża Portfel Klienta.
Zakaz wykorzystywania Usługi do treści bezprawnych, nawołujących do nienawiści, naruszających prawa osób trzecich lub dobra osobiste, a także do prób zakłócenia działania Serwisu. Usługodawca może przerwać Event lub wstrzymać nadawanie w razie rażącego naruszenia; czas naliczony do chwili przerwania nie podlega zwrotowi.

§7 Tekst tłumaczenia i materiały Klienta

Tekst tłumaczenia. W cenie Usługi, niezależnie od trybu, Usługodawca zapisuje tekst tłumaczenia każdego języka Eventu i udostępnia go Prelegentowi do pobrania na stronie Eventu jako plik tekstowy nazwany nazwą wydarzenia, datą i godziną rozpoczęcia oraz językiem. Plik jest dostępny przez 15 dni od zakończenia Eventu, po czym jest trwale usuwany. Klient może wyłączyć zapis tekstu przy planowaniu Eventu lub na stronie Eventu. Tekst jest tłumaczeniem automatycznym i podlega zastrzeżeniom z §2; Usługodawca nie zapisuje dźwięku ani wypowiedzi w języku oryginalnym.
Klient może wykorzystywać pobrany tekst tłumaczenia bez ograniczeń; Usługodawca nie nabywa praw do treści wypowiedzi ani ich tłumaczeń.
Tło pod napisy. Prelegent może wgrać własną grafikę (JPG, PNG lub WebP, do 10 MB), która będzie tłem ekranu z napisami. Grafika jest przetwarzana przez Serwis: zmniejszana do rozmiaru nie większego niż 1920 × 1080 pikseli i zapisywana bez metadanych; oryginalny plik nie jest przechowywany. Tło jest widoczne publicznie dla każdego, kto zna adres ekranu napisów danego Eventu, i jest usuwane przez Prelegenta w dowolnej chwili albo automatycznie 15 dni po zakończeniu Eventu.
Klient oświadcza, że ma prawo do wykorzystania wgranej grafiki (w tym znaków towarowych i wizerunków na niej) oraz że nie narusza ona prawa ani dobrych obyczajów. Usługodawca może usunąć grafikę naruszającą te zasady bez uprzedzenia. Wgranie grafiki nie oznacza zgody na wykorzystanie nazwy lub logo Klienta w materiałach handlowych Usługodawcy — taka zgoda wymaga odrębnego uzgodnienia.

§8 Dostępność, awarie, odpowiedzialność

Usługodawca dokłada starań, by Usługa była dostępna w czasie Eventu, i monitoruje ją w sposób ciągły (automatyczne wznawianie sesji, silnik zapasowy, alarmy). Nie gwarantuje jednak nieprzerwanego działania, w szczególności w zakresie zależnym od podwykonawców (§2 ust. 4) i sieci w miejscu Eventu. Prace serwisowe planowane są poza Oknami nadawania zaplanowanych Eventów.
W przypadku awarii Klientowi przysługuje zwrot naliczonego czasu za okres awarii (§4 ust. 5). Gdy awaria leżąca po stronie Usługodawcy lub jego podwykonawców uniemożliwiła tłumaczenie przez ponad 30 % zaplanowanego czasu Eventu, Klientowi przysługuje dodatkowo 1 Godzina języka w trybie i tierze tego Eventu, dopisana do Portfela.
Odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta jest ograniczona do wysokości kwoty zapłaconej za dany Event (czas faktycznie naliczony) i nie obejmuje utraconych korzyści ani szkód pośrednich (np. kosztów organizacji wydarzenia, roszczeń uczestników, kosztów zastępczego tłumaczenia). Ograniczenie nie dotyczy szkód wyrządzonych umyślnie ani przypadków, w których ograniczenie odpowiedzialności jest niedopuszczalne z mocy prawa.
Usługodawca nie odpowiada za treść tłumaczenia (błędy, pominięcia, zniekształcenia znaczenia) w zakresie, w jakim wynika ona z automatycznego charakteru Usługi (§2), ani za skutki decyzji podjętych na podstawie tłumaczenia.
Siła wyższa: awarie infrastruktury operatorów, ataki na infrastrukturę, przerwy u dostawców chmury i modeli AI, klęski żywiołowe, akty władzy publicznej — zwalniają strony z odpowiedzialności za niewykonanie umowy w czasie ich trwania; §4 ust. 5 stosuje się niezależnie od przyczyny awarii.

§9 Dane osobowe i poufność

Administratorem danych Klienta i Prelegenta (nazwa firmy, NIP, adres e-mail, imię i nazwisko, dane techniczne połączeń) jest Usługodawca. Dane są przetwarzane w celu zawarcia i wykonania umowy, rozliczeń, obowiązków podatkowych i rachunkowych oraz obsługi reklamacji (art. 6 ust. 1 lit. b, c i f RODO) i przechowywane przez czas trwania umowy oraz okres wymagany przepisami lub potrzebny do obrony przed roszczeniami. Szczegółowe informacje, w tym o prawach osób, których dane dotyczą, zawiera Polityka prywatności dostępna pod adresem https://tlumaczeniaai.pl/polityka-prywatnosci.
Dźwięk ze sceny jest przesyłany w czasie rzeczywistym do podwykonawcy dostarczającego model sztucznej inteligencji wyłącznie w celu wykonania tłumaczenia i nie jest przechowywany przez Usługodawcę. Usługodawca korzysta z usług na warunkach komercyjnych, na których dane nie są wykorzystywane do trenowania modeli. Serwery Usługodawcy znajdują się w Unii Europejskiej. Dostawcy modeli mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym; przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską (art. 45 i 46 RODO). Aktualną listę podwykonawców Usługodawca udostępnia Klientowi na żądanie.
Dźwięk i tekst tłumaczenia mogą zawierać dane osobowe mówców i innych osób. W tym zakresie Klient jako organizator wydarzenia jest administratorem tych danych i odpowiada za podstawę prawną przetwarzania oraz za spełnienie obowiązku informacyjnego wobec mówców i Słuchaczy (§6 ust. 4), a Usługodawca przetwarza je na zlecenie Klienta jako podmiot przetwarzający, wyłącznie w celu i zakresie opisanym w Regulaminie. Usługodawca przetwarza te dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta (za które uznaje się zapisanie Eventu i jego ustawienia), zapewnia zachowanie poufności przez osoby mające dostęp do danych, stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, korzysta z dalszych podmiotów przetwarzających wskazanych w ust. 2 i §2 ust. 4, pomaga Klientowi w realizacji praw osób, których dane dotyczą, usuwa dane w terminach z ust. 4 i udostępnia informacje niezbędne do wykazania spełnienia tych obowiązków. Na życzenie Klienta strony zawierają odrębną umowę powierzenia przetwarzania.
Tekst tłumaczenia (§7 ust. 1) jest przechowywany przez 15 dni od zakończenia Eventu w celu udostępnienia go Klientowi i obsługi reklamacji, a następnie automatycznie i trwale usuwany; Klient może zażądać wcześniejszego usunięcia. Tło pod napisy (§7 ust. 3) jest przechowywane 15 dni od zakończenia Eventu. Logi techniczne (czas nadawania, aktywne sesje, wykryte awarie, liczba połączeń, adresy IP połączeń) — 7 dni, a zbiorcze dane o zużyciu czasu — przez okres wymagany do rozliczeń. Dane Demo — 7 dni po jego zakończeniu; dane Eventu niepotwierdzonego (§3 ust. 3) — 24 godziny.
Słuchacze nie są identyfikowani; strona odbioru nie wymaga konta, nie używa plików cookie wymagających zgody i nie profiluje. Adres IP Słuchacza jest przetwarzany wyłącznie technicznie w celu dostarczenia strumienia i w logach z ust. 4.
Usługodawca zachowuje w poufności treść wypowiedzi i tłumaczeń oraz informacje o Evencie; dostęp do tekstów tłumaczenia ma wyłącznie w zakresie niezbędnym do utrzymania Serwisu, diagnostyki i obsługi reklamacji. Usługodawca nie odsłuchuje i nie nagrywa dźwięku ze sceny.
Usługodawca nie wysyła informacji handlowych bez odrębnej zgody Klienta.

§10 Reklamacje

Reklamacje należy zgłaszać na adres marcin@tlumaczeniaai.pl w terminie 14 dni od zakończenia Eventu, podając nazwę Eventu, czas wystąpienia problemu i jego opis.
Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania. Podstawą są logi techniczne Serwisu (czas nadawania, aktywne sesje, wykryte awarie, liczba połączeń) oraz tekst tłumaczenia, o ile został zapisany.
Uznana reklamacja jest realizowana przez zwrot czasu do Portfela albo zwrot pieniężny (§5 ust. 7) — według wyboru Klienta.

§11 Postanowienia końcowe

Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn (zmiana prawa, cennika, podwykonawców, funkcji Serwisu). Zmiana nie dotyczy Eventów już zapisanych ani salda już wpłaconego — do nich stosuje się Regulamin z dnia zapisania Eventu lub wpłaty, chyba że nowy Regulamin jest dla Klienta korzystniejszy. O zmianie Klient posiadający saldo lub zaplanowany Event jest informowany e-mailem z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem; aktualny Regulamin jest publikowany pod adresem simultan.app/regulamin.
Prawem właściwym jest prawo polskie. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy, z zastrzeżeniem przepisów bezwzględnie obowiązujących.
Regulamin obowiązuje od 2026-10-14.